ESOGÜ Akademik Personel Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre Eskişehir Osmangazi Üniversitesi (bundan böyle “ÜNİVERSİTE” olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.

Çalışanımız sıfatıyla ilgili kişi olarak sizlerin kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.

  1. Veri Sorumlusu Hakkında

KVK Kanunu uyarınca üniversite olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirttiğimiz kişisel verilerinizi yine aşağıda açıkladığımız amaçlarımız kapsamında ve mevzuatta öngörülen ilkeler doğrultusunda gerekli olduğu süre boyunca işleyebilir, açıklayabilir ya da aktarabiliriz.

  1. İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları

İşlemeye konu Kişisel Verileriniz;

Personel Daire Başkanlığı;

Çalışan,

  • Akademik Personel Alım Süreci Ad/Soyad, TCKN, Cinsiyet, Doğum Tarihi/Yeri, Nüfus Cüzdan Fotokopisi (Ön Yüz), Personel Kimlik Talep ve Bilgi Beyan Bilgileri, Uyruk, Telefon Numarası, İkametgah Adres Bilgisi, E-Posta Adresi, Adres Beyanı Bilgileri, Unvan/Kadro Birimi/Derece/Görev, ALES Puan Bilgisi, Yabancı Dil Puan Bilgisi, Lisans Mezuniyet Notu, YDS Sonuç Belgesi Bilgileri, Üniversite/Fakülte/Yüksekokul/Bölüm/Anabilim Dalı, Kurum/ Emekli Sicil Numarası, En Son Çalıştığı Kurumdan Alacakları Derece-Kademelerini Gösteren Hizmet Belgesi, İkametgah Belgesi Bilgileri, Mal Bildirim Beyannamesi Bilgileri (Taşınmaz Mal Bilgileri, Kooperatif Bilgileri, Taşınır Mal Bilgileri, Banka ve Menkul Değerlere Ait Bilgiler, Altın ve Mücevherat Bilgileri, Haklar ve Beyanı Gerekli Görülen Diğer Servet Unsurları, Borç-Alacak Bilgileri), Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi Bilgileri, Özgeçmiş Bilgileri, Tedavi Yardım Beyannamesi Bilgileri, Sağlık Kurulu Raporu, Askerlik Terhis veya Tecil Belgesi Bilgileri, Savcılıktan Alınacak İyi Hal Belgesi Bilgileri, Banka Hesap/IBAN Numarası, Fotoğraf)
  • Refakat İzin Süreci (Ad/Soyad, Kurum Sicil Numarası, Birim/Unvan, İzni Geçireceği Adres Bilgisi, Telefon Numarası)
  • Geçici Görevlendirme Süreci (Ad/Soyad, Kurum Sicil Numarası, Unvan)
  • Emekli Kimlik Kartı Başvuru Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Sosyal Güvenlik Numarası, Unvan/Birim/Emeklilik Tarihi, Fotoğraf)
  • Hizmet Damgalı/Hususi Pasaport Talep Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Ana/Baba Adı, Doğum Tarihi/Yeri, Medeni Hali, Nüfusa Kayıtlı Olduğu Yer Bilgileri (İl/İlçe/Mahalle/Köy/Aile Sıra Numarası), Öğrenim Durum Bilgisi/ Kadro Derecesi/Görev/Unvan, İkametgâh Adresi, İş/Ev Telefon Numarası, E-Posta Adresi, Fotoğraf, Pasaport Bilgileri)
  • Personel Kimlik Kartı Başvuru Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Sosyal Güvenlik Numarası, Unvan, Görev, Kadro Birimi, Görev Birimi, Emekli/Kurum Sicil Numarası, Fotoğraf)
  • Vekalet Teklif Süreci (Ad/Soyad, Sicil Numarası, Kadro Unvanı, Hizmet Süresi, Öğrenimi)
  • Hizmet Birleştirme Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Kurum/Emekli Scil Numarası, SGK/Bağkur Sicil Numarası)
  • İşlem Talep Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Kurum Sicil Numarası, Çalıştığı Birim Bilgisi, Dahili Telefon Numarası)

Çalışan Yakını,

  • Akademik Personel Alım Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Doğum Tarihi/Yeri)
  • Hizmet Damgalı/Hususi Pasaport Talep Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Ana/Baba Adı, Doğum Tarihi/Yeri, Medeni Hali, Nüfusa Kayıtlı Olduğu Yer Bilgileri (İl/İlçe/Mahalle/Köy/Aile Sıra Numarası), İkametgâh Adresi, Pasaport Bilgileri, Öğrenim Belgesi Bilgileri, Sağlık Kurulu Raporu, Velayet/Vasi Kararı, Muvafakatname Bilgileri)

 

Yazı İşleri Müdürlüğü;

Çalışan,

  • Senato/ Etik Kurul/ Yayın Komisyonu Kurul Kararları Süreci (Ad/Soyad, Unvan, Görev)
  • Bilgi Edinme Kurulu Kararları Süreci (Ad/Soyad, TCKN, İkametgâh Adresi, E-posta Adresi, Cep Telefonu Numarası, Hastane Dosyası Bilgileri, Sicil Dosyası Bilgileri, Disiplin Dosyası Bilgileri, Özlük Dosyası Bilgileri)
  • Gelen/Giden Gönderi Süreci (Ad/Soyad, Cep Telefonu Numarası, E-posta Adresi, Birim Bilgisi)
  • İmza Sirküleri Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Görev, Unvan)
  • Yayın Öneri ve Onay Süreci (Ad/Soyad, Unvan, Üniversite / Fakülte / Enstitü / Yüksekokul Bilgileri)

 

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı;

Çalışan,

  • Akıllı Kart Birimi- Personel Kimlik Kartı Talep Süreci (Ad/Soyad, Sicil Numarası, Cep Telefonu Numarası)
  • Akıllı Kart Birimi- Araç Tanıtım Kartı Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Unvan/Görev, E-posta Adresi, Cep Telefonu Numarası, Araç Plaka Numarası, Araç Ruhsat Bilgileri)
  • Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Satın Alma Birimi - BAP/SANTEZ/ÖYP Satın Alma Süreci (Ad/Soyad, Sicil Numarası, Enstitü/Fakülte/Anabilim Dalı, Araştırma Görevlisi Yüksek Lisans/ Doktora Başlama ve Bitiş Tarihi, Dahili/Cep Telefon Numarası, Adres Bilgisi, Banka IBAN Numarası)
  • Memur Tahakkuk Birimi-Aile Yardımı Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Cinsiyet, Evlenme Tarihi/Aile Cüzdanı Seri Numarası, İş Durum Bilgisi, Doğum Tarihi, Ana/Baba Adı, Öz, Üvey veya Evlatlık Durum Bilgisi, Yüksek Öğrenime Devam Ediyorsa (Kayıt Tarihi, Okul Adı, Sınıfı), Daire ve Kurumlarca Öğrenim Giderleri Üstlenilmiş veya Kendilerine Burs Verilme Bilgisi, Unvan)
  • Memur Tahakkuk Birimi-Avans Başvuru Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Fakülte/Enstitü/Meslek Yüksekokul Bilgileri, Görevlendirildiği Ülke/Tarih/Süre, Çıkış ve Dönüş Tarihi, Avans Tutarı, Banka IBAN Numarası, Dahili/Cep Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
  • Memur Tahakkuk Birimi- Toplu Seyahatler Yolluk Bildirim Süreci  (Ad/Soyad, Aylık Kadro Derecesi/Unvanı/Ek Göstergesi, Yarışma ve Gösterideki Görevi, Alacaklının Nereden Nereye Gittiği, Nerede Oturduğu)
  • Memur Tahakkuk Birimi- Yurt İçi/Dışı Geçici Görev Yolluk Bildirim Süreci (Ad/Soyad, Aylık Kadro Derecesi/Unvanı/Ek Göstergesi, Nereden Nereye Yolculuk Edildiği  veya Nerede Oturduğu)
  • Memur Tahakkuk Birimi- Çeşitli Ödemeler Bordro Süreci (Ad/Soyad, Memuriyeti/İşi)
  • Memur Tahakkuk Birimi-Aylık Puantaj Cetveli Süreci (Ad/Soyad)
  • Satın Alma Birimi- Harcama Pusulası Süreci (Ad/Soyad, Unvan, TCKN, Adres Bilgisi)
  • Satın Alma Birimi- İhtiyaç Kabul Gören Satın Alma Süreci (Ad/Soyad, Unvan)
  • Taşınır Kayıt Kontrol Birimi-Zimmet İade Süreci (Ad/Soyad, Unvan)
  • Taşınır Kayıt Kontrol Birimi-Dayanıklı Taşınır Onarım İstek Süreci (Ad/Soyad, Birim Bilgisi, E-posta Adresi, Dahili Telefon Numarası, IP Adresi)
  • Taşınır Kayıt Kontrol Birimi- Dayanıklı Taşınır Onarım Süreci (Ad/Soyad)
  • Taşınır Kayıt Kontrol Birimi- Taşınır İstek Süreci (Ad/Soyad, Unvan/Birim Bilgisi)

 

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı;

Çalışan,

  • Yan Ödeme Cetvelleri Ön Mali Kontrol Süreci (Ad/Soyad, Tazminat Oran Bilgisi)
  • Yetki Devrinin Yapılması ve Raporlanması Süreci (Ad/Soyad, Çalıştığı Birim Bilgisi)
  • Harcırah Avansı Açılması ve Mahsup Edilmesi Süreci (Ad/Soyad, Çalıştığı Birim Bilgisi, Kadro Derecesi)
  • Fazla Mesai Ödemeleri Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Çalıştığı Birim Bilgisi, Banka Hesap Numarası, Ücret Bilgisi)
  • Ek Ders Ödemeleri Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Unvan, Banka IBAN Numarası, Ücret Bilgisi)
  • Jüri Ücreti Ödemeleri Süreci (Ad/Soyad, Unvan, Banka IBAN Numarası, Ücret Bilgisi, Cep Telefonu Numarası, E-posta Adresi)
  • Yolluk Uygulaması Süreci (Ad/Soyad, Unvan, Kadro Derecesi, Çalıştığı Birim Bilgisi, Ücret Bilgisi)
  • Promosyon Ödeme Süreci (Ad/Soyad, Banka IBAN Numarası, Çalıştığı Birim Bilgisi, Ücret Bilgisi)
  • Giyim Yardımı Ödeme Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Unvan, Hizmet Sınıf Bilgisi, Çalıştığı Birim Bilgisi, Banka IBAN Numarası, Ücret Bilgisi)
  • Kişilerden Alacaklar Tahakkuk, Takip ve Tahsil İşlemleri Süreci (Ad/Soyad, Çalıştığı Birim Bilgisi, TCKN, Unvan, Kıdem Bilgisi, Cep Telefonu Numarası, E-posta Adresi, Adres Bilgisi, Borç Miktarı)
  • Normal İcra, Nafaka, Kefalet ve Haciz Kararına Dayanan Vergi Borcu Dosyası Açılması ve Tahakkuk İşlemleri Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Dosya Numarası, Ödeme Miktarı)
  • Maaş Ödenmesi İşlemleri Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Banka IBAN Numarası, Ödeme Miktarı)
  • Ödeme İşlemleri Süreci (Ad/Soyad, Banka IBAN Numarası, Ödeme Miktarı)
  • Aile Yardımı Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Cinsiyet, Evlenme Tarihi, Aile Cüzdan Seri Numarası, İş Durum Bilgisi (Çalışıyor/Çalışmıyor), Doğum Tarihi, Ana/Baba Adı, Öz, Üvey veya Evlatlık Olma Durum Bilgisi, Yüksek Öğrenime Devam Edip Etmediği Bilgisi (Kayıt Tarihi, Okul Adı, Sınıfı), ire ve Kurumlarca Öğrenim Giderleri Üstlenilmiş veya Kendilerine Burs Verilme Bilgisi, Unvan)
  • Proje Hesapları ve Ödeme İşlemleri Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Unvan, Banka IBAN Numarası, Ödeme Miktarı)
  • Kadro Cetvelleri Ön Mali Kontrol Süreci (Ad/Soyad, Sicil Numarası, Kadro Derecesi, İşe Başlama Tarihi, Unvan)

 

Hukuk Müşavirliği;

Çalışan,

  • Görüş Talep Değerlendirme Süreci (Ad/Soyad, Birim, Cep Telefon Numarası)
  • İcra Takibi Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Cep Telefon Numarası, Adres Bilgisi, Taşınmaz Mal Bilgileri, SGK Bilgileri (Sigortalı Hizmet Dökümü, Emeklilik Tarihi, SGK İşe Giriş Bildirgesi), Cinsiyet, Medeni Hali, Uyruk, Nüfusa Kayıtlı Olduğu İl/İlçe/Mahalle/Köy, Cilt Numarası, Aile Sıra Numarası (Hane/Bölük/Kütük),Birey Sıra Numarası, İkametgah Adresi, Sigortalı Türü/Kodu, İşe Başladığı Tarihi, İşten Ayrılma Tarihi, Ücret Bilgisi, Prime Esas Kazanç Tutarı, İşten Ayrılış Nedeni (Kodu)/ Meslek Adı (Kodu), Banka Hesap Numarası, İcra/Dava Dosyası Bilgileri)
  • Dava Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Dava Dosyası Bilgileri)
  • Dava Esas Defter Kayıt Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Dava Bilgileri)
  • Arabulucu Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Bordro Bilgileri, Çalıştığı Kurum/Birim/Görev, SGK Bilgileri, Disiplin Ceza Bilgileri, Cep Telefon Numarası, Uyuşmazlık Sebebi)
  • Disiplin Soruşturması Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Unvan/Görev/Birim, İkametgâh Adresi, Cep Telefon Numarası, Nüfus Cüzdan Bilgileri (Aile Sıra Numarası, Cilt Numarası, Mahalle/Köy), Disiplin Soruşturması Bilgileri)
  • Savcılık Başvuru Süreci (Ad/Soyad, TCKN)
  • Psikolojik Taciz Önlem Kurulu Süreci  (Ad/Soyad, TCKN, Çalıştığı Kurum, Birim, Görev)
  • Bilgi Edinme Birimi Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Adres Bilgisi, Cep Telefon Numarası, Nüfus Cüzdan Bilgileri (Aile Sıra Numarası, Cilt Numarası, Mahalle/Köy))
  • Noter İşlemleri (Ad/Soyad, TCKN, Hukuki İşlem Bilgileri, İkametgâh Bilgisi, İmza)

Koruma ve Güvenlik Amirliği;

Çalışan,

  • Personel Takibi Programı Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Cinsiyet, Araç Plaka Bilgisi, Giriş/Çıkış, Tarih ve Saat)

 

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı;

Çalışan,

  • Log Yönetimi Süreci (Ad/Soyad, E-Posta Adresi, Kurum Sicil Numarası, TCKN, Kullanıcı Adı, Şifre, IP, Log Kayıtları)
  • Uzaktan Erişim (VPN, Proxy) Hizmeti Süreci (Ad/Soyad, E-Posta Adresi, Kurum Sicil Numarası, TCKN, Kullanıcı Adı, Şifre, IP, Log Kayıtları)
  • E-Posta/ FTP/ İnternet Erişim Hizmeti Süreci (Ad/Soyad, E-Posta Adresi, Kurum Sicil Numarası, TCKN, Kullanıcı Adı, Şifre, IP, Log Kayıtları)
  • Microsoft Ürünleri Kullanım Süreci (Ad/Soyad, E-Posta Adresi, Kurum Sicil Numarası, TCKN, Kullanıcı Adı, Şifre, IP, Log Kayıtları)
  • Zimmet Süreci (Ad/Soyad, Birim Bilgisi, Sicil Numarası)
  • Teknik Servis Süreci (Ad/Soyad, E-Posta Adresi, IP Adresi, Dahili Telefon Numarası, Birim Bilgisi)
  • Arıza/Onarım Süreci (Ad/Soyad, Birim Bilgisi, Kurum Sicil Numarası, Dahili Telefon Numarası)
  • EBYS Süreci (Ad/Soyad, Unvan/Birim Bilgisi)
  • İhtiyaç Talep Süreci (Ad/Soyad, Birim Bilgisi)

 

Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu tarafından öngörülen, “a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme” temel ilkelerine uygun olarak işlenmektedir.

KVK Kanunu’nun 5/2. Maddesinde öngörülen;

a) “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, 

c) “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”,

ç) “Veri Sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi”,

e) ‘’Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması’’,

f) “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”

işleme şartına dayalı olarak,

  • Üniversitemizin personel işleri politikalarının yürütülmesi,
  • Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Yan hakların hesaplanabilmesi,
  • Personellerin işe giriş ve işten çıkış işlemlerinin yapılması,
  • Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması,
  • Personellere maaş ödemelerinin yapılması,
  • Asgari geçim indirimi ücretlerinin hesaplanabilmesi,
  • Personel kimlik kartı basım süreçlerinin yürütülmesi ve teslim edilmesi,
  • Acil durum listelerinin oluşturulması ve acil durum operasyonlarının yürütülmesi,
  • Personel özlük dosyasının oluşturulması,
  • Çalışma süreçlerinin ve işyeri faaliyetlerinin denetlenebilmesi,
  • Çalışanların komite, konsey ve kurullarda görevlendirilmesi,
  • Personellerin yönetimi ve iş düzeninin sağlanması,
  • Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması,
  • Her türlü risk takibinin yapılabilmesi,
  • Personellere ilişkin disiplin prosedürlerinin yürütülmesi, tespiti, önlenmesi, incelenmesi ve ilgili idari veya adli makamlara bildirilmesi,
  • Üniversitenin birleşme, bölünme, tür değiştirme, kontrol değişikliği veya yeniden yapılandırma gibi işlemlere tabi olması halinde, bu işlemlerin sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesi,
  • Fiziki mekân güvenliğinin sağlanması amacıyla personelin araç plakasının tanımlanması ve CCTV kamera kaydı yapılması,
  • İşyeri sağlığı ve güvenliği, eğitimi gibi çeşitli kurum içi eğitimlerin düzenlenmesi ve süreçlerinin yürütülmesi,
  • Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) üzerinden kullanıcı hesabı açılması, süreçlerin yürütülmesi ve yazışmaların yapılması,
  • Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen soruların cevaplanması ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi,
  • Taşınır kayıt, zimmet ve devir işlemleri süreçlerinin yönetilmesi,
  • Eğitim katılım ve sertifika belgesi basım süreçlerinin yürütülmesi ve teslim edilmesi,
  • Terfi işlemlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması,
  • Atama taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması,
  • Emeklilik taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması,
  • Öğrenci topluluklarına veya ödev, proje, tez süreçlerinde danışman atılması ve danışmanlık süreçlerinin yürütülmesi,
  • Üniversite ile iş ilişkinizin sona ermesi akabinde, tercihinize bağlı olarak dolduracağınız çıkış mülakat formları vasıtasıyla personel işleri süreçlerimizin iyileştirilmesi,
  • Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak,
  • Mahkeme ve icra müdürlüğü kararlarının yahut sair kamu kurum ve kuruluşların taleplerinin yerine getirilmesi,
  • Emekli olan personelin banka seçim hakkının kullandırılması,
  • Eski çalışmış olduğu yerlerdeki hizmetleri değerlendirmek üzere, SGK 'dan gelen evrakların işlenmesi,
  • Personellerin emeklilik taleplerinin alınması ve değerlendirilmesi,
  • Emeklilik işlemlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması,
  • Personellerin başka bir kuruma vermek için talep ettiği belgelerinin kayıtlarının tutulabilmesi,
  • Personellerin yurt dışına çıkabilmesi için gerekli pasaport taleplerinin alınması ve değerlendirilmesi,
  • Kadrolu olmayan öğretim elemanlarının ücretli ders verebilmesi,
  • Disiplin cezasının kaldırılması için taleplerin alınması ve değerlendirilmesi,
  • Personellerin kuruma giriş çıkışlarında turnikelerden geçebilmesi, kütüphane ve yemekhane gibi bazı sosyal haklardan yararlanabilmesi amacıyla personel kimlik kartı süreçlerinin yürütülmesi,
  • Eş ve sağlık durumundan dolayı mecburi hizmeti bulunan personelin nakil işlemlerinin yapılabilmesi,
  • Personellerin yan hakları ve menfaatleri için gerekli süreçlerin yürütülmesi,
  • Yeni işe başlayan personellerin sigorta girişinin yapılabilmesi,
  • BES sistemine bildirim yapılabilmesi,
  • Nakil gelen personelin kendisi ve aile fertleri için sabit ücret, yevmiye ve yol ücretlerinin ödenebilmesi,
  • Personel görevlendirilmesi yapıldığında yevmiye, konaklama ve yol ücreti ödemelerinin yapılabilmesi,
  • Personelin maaş ve ek ödeme tutarlarının hesaplanabilmesi, ödeme evraklarının düzenlenerek bankaya bildirilmesi

amaçlarıyla işlenecek olup verinin saklanması için gereken amaç ortadan kalktığında ve herhangi bir hukuki yükümlülük yahut kanuni zorunluluk gereğince saklanması gerekmediğinde kişisel veriler KVK Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ile bilahare bir mevzuat hükmü vazedilirse ilgili hükümler ve üniversitemiz Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası da dikkate alınarak imha edilecektir.

 

  1. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

KVK Kanunu’nun 8. Maddesi kişisel verilerin aktarılması kenar başlığını taşımakta olup, maddenin ikinci fıkrası gereğince Kanun’un 5/2. Ve 6/3. maddelerinde belirtilen koşulların varlığı halinde açık rızanız aranmaksızın kişisel verilerinizin aktarılabilmesi mümkündür. Bu maddede belirlenen haller şunlardır:

Kişisel veriler yönünden:

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Belirttiğimiz nedenlerden birinin bulunmaması halinde ise kişisel verileriniz açık rızanız kapsamında aktarılması mümkün olacaktır.

İşbu aydınlatma metnine konu faaliyet kapsamında özel nitelikli kişisel verileriniz işlenmekte olduğundan bu kişisel verileriniz aşağıdaki hallerde aktarıma konu olacaktır.

  • Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın,
  • Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın,
  • Bu hallerden biri yoksa açık rıza alınarak.

Kişisel verilerin aktarılmasına örnek olarak toplanan kişisel verilerin depolama amacıyla yurtiçinde bulunan bir sunucuya depolanması yahut ilgili eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında gerçekleşen bir ihtilafa dayalı olarak bir idari ya da cezai soruşturma başlatılması yahut dava açılması halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilmesi gösterilebilir. Bu çerçevede talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurumlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları, Yükseköğretim Kurumu, Sosyal Güvenlik Kurumu, Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü, başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşları) kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar dâhilinde kişisel verilerinizi aktarabiliriz.

Kişisel verileriniz;

  • Söz konusu kişisel veriler hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi, yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması yahut kanuni ya da hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla veya ilgili mevzuatlar gereği adli makamlar yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişiler ile veya ilgili kolluk kuvvetlerine veya hukuksal süreçlerimizi yürüten anlaşmalı olduğumuz avukatlarımıza,
  • İşe giriş ve işten çıkış işlemlerinizin yapılabilmesi için Sosyal Güvenlik Kurumu ve Devlet Personel Başkanlığı’na,
  • Maaş ve diğer yan haklarınızın ödenebilmesi için anlaşmalı olduğumuz bankalara,
  • Nakil sürecinde gideceğiniz kuruma,
  • Dışardaki bir kurumdan geldiyseniz geldiğiniz kuruma

aktarılacaktır.

Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.

  

  1. Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri

Kişisel verileriniz, ‘‘Adres Bildirim Formu’’,  ‘’ Kimlik Kartı Talep Formu’’ doldurulması, ‘’ Sigortalı Hizmet Birleştirme Talep Dilekçesi’’, ‘’ Hizmet Gri Pasaport Formu Dilekçesi’’ , ‘’Hususi Yeşil Pasaport Formu Dilekçesi’’ , ‘’Emekli Olan Personeller için Hususi Yeşil Pasaport Formu Dilekçesi’’ , ‘’Atanma Dilekçesi’’ verilmesi, ‘’Emeklilik Belgesi’’, ‘’Mal Bildirim Beyannamesi’’ sunulması, ‘’Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi’’ imzalanması, üniversite ya da üniversitenin çalışanlarının kurumsal e-posta adreslerine elektronik posta gönderilmesi yahut üniversitenin bilişim sistemleri üzerinden yazışma yapılması, Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS), Personel Otomasyon Sistemi, E-posta Hizmetleri, CCTV Kamera Kaydı, Personel Kimlik Kartı sistemi gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

5-İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?

Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarılıp aktarılmadığı öğrenme ve aktarılıyor ise aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.ogu.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Eskişehir Osmangazi Üniversitesi, Meşelik Kampüsü Büyükdere Mah.Prof. Dr. Nabi AVCI Bulvarı No:4 Posta Kodu: 26040 Odunpazarı - ESKİŞEHİR adresine kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkk@ogu.edu.tr e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu eskosmangaziuni@hs03.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.ogu.edu.tr internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.

KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.

Saygılarımızla,

Eskişehir Osmangazi Üniversitesi

 

Adres: Meşelik Kampüsü Büyükdere Mah.Prof. Dr. Nabi AVCI Bulvarı No:4 Posta Kodu: 26040 Odunpazarı/ Eskişehir

Tel: +90 222 239 37 50

Faks: +90  222 229 14 18

E-Posta: kvkk@ogu.edu.tr

 

ESOGÜ Gündem play

ESOGÜ Gündem

6 décembre 2022

Dijital Devlet Kavramı | Dr. Öğr. Üyesi Yasin Aydoğdu